Cum îți alegi furnizorii pentru nuntă?

Dacă ați început să organizați marele eveniment, probabil ați început să vă loviți de foarte multe întrebări. Probabil cea mai importantă întrebare este: 

Cum îmi aleg furnizorii?

Când vine vorba de organizarea unui eveniment de o asemenea amploare, informațiile pe care trebuie să le dobândiți într-un timp relativ scurt sunt destul de multe. De cele mai multe ori, din cauza volumului mare de informații, mirii pot să omită niște elemente care sunt destul de importante. Pentru a evita omiterea multor elemente necesare în cadrul evenimentului, este necesar ca furnizorii aleși să fie profesioniști și de încredere.

Dar totuși, cum alegi furnizorii pentru nunta ta și cum știi că sunt de încredere?

Pentru fiecare serviciu în parte, există o modalitate specifică prin care să nu dai greș, însă metodele nu sunt complet diferite. În acest articol vor vorbi despre alegerea furnizorilor la modul general, urmând ca în următoarele articole să abordăm alegerea fiecărui furnizor în parte.

 

identificați care sunt nevoile și prioritățile voastre

Înainte de a începe căutarea furnizorilor, trebuie să vă faceți o listă de nevoi și priorități. Mai exact, trebuie să vă gândiți care sunt serviciile de care aveți nevoie, care sunt serviciile obligatorii și care sunt serviciile pe care v-ați dori să le aveți, dar sunt mai jos pe lista de dorințe.

De cele mai multe ori, lista de nevoi conține în primul rând restaurantul sau sala de evenimente, apoi formația și/sau DJ-ul, echipa foto-video și decorul floral. La aceste servicii se pot adăuga partea de prăjituri sau băuturi, dacă restaurantul nu oferă aceste servicii.

Elementele care se regăsesc pe lista de dorințe ale unor miri, cum ar fi fumul greu, cabina foto, platforma 360, candybar-ul, barul mobil, tortul mirelui, momente speciale etc., pot fi găsite pe lista de priorități ale unor alți miri. Deci, în realizarea acestei liste nu trebuie să respectați un anumit tipar. Trebuie doar să faceți o analiză a ceea ce v-ați dori. Pentru a ajunge la un numitor comun, vă recomandăm ca pe lista finală să se regăsească dorințele amândurora.

 

Cercetați piața și cereți recomandări

Odată ce lista este pregătită, pentru fiecare serviciu în parte, trebuie să faceți o selecție de posibili furnizori pentru evenimentul vostru. Dar cum faceți această selecție? 

Cel mai des, mirii au tendința de a întreba persoanele apropiate care au trecut deja prin organizarea nunții cu gândul că așa va fi mai ușor și vor alege persoanele potrivite. Acest lucru nu este greșit, însă trebuie să luați în calcul și alte lucruri înainte de a alege cu ochii închiși un furnizor pentru evenimentul vostru.

Cea mai comodă modalitate este crearea unei liste de furnizori pentru fiecare serviciu în parte. Pe majoritatea platformelor de socializare există grupuri dedicate pentru nunți și evenimente. Puteți face o selecție de grupuri din județul vostru, dar puteți să vă înscrieți și în grupuri din județele apropiate pentru a avea acces la cât mai multă informație.

Pe aceste platforme, puteți urmări discuții recente pe care alți viitori sau foști miri le-au deschis și care vă par a fi de ajutor. Dacă nu găsiți discuții deschise, puteți deschide voi una; fie faceți o postare în care să cereți recomandări pentru mai mulți furnizori, fie cereți păreri pentru fiecare tipologie de furnizor de care aveți nevoie pentru eveniment. Ceea ce recomand eu este să faceți postări individuale, pentru a fi mai ușor de urmărit.

Odată făcută postarea, veți primi cu siguranță zeci de recomandări. Acum, lucrurile la care ar trebui să fiți atenți sunt: numărul de persoane care recomandă același furnizor, părerile pe care le au alții față de furnizorii recomandați și dacă persoanele care recomandă au fost cu adevărat clienți ai acelor furnizori. Se poate întâmpla ca furnizorii să se „autorecomande”; acest lucru nu este neapărat un red flag, însă se poate transforma în unul dacă vedeți că furnizorul este insistent și poate chiar vă abordează în privat.

De asemenea, este important ca persoanele care recomandă să fie clienți recenți, pentru că în timp, calitatea serviciilor se poate schimba atât în bine, cât și în rău. De exemplu, solistul unei trupe se poate schimba, fotograful unei echipe poate fi înlocuit etc..

 

VErificați portofoliul și stilul furnizorului

Fiecare furnizor are stilul său propriu de prestări servicii. Acesta este motivul pentru care este absolut necesar să analizați cu atenție portofoliul furnizorilor.

Fie că este vorba de formație, fie că este vorba de fotograf, videograf sau chiar designerul floral, trebuie să aveți în vedere stilul în care aceștia prestează serviciile. 

De exemplu, alegeți o echipă foto-video, în urma recomandărilor unor prieteni. Prietenii voștri au avut evenimentul în 2023, au primit materialele, sunt foarte mulțumiți de poze și de filmarea pe care au primit-o. Alți prieteni au avut nunta la începutul anului 2024, au primit materialele de la aceeași echipă, însă nu sunt nici pe departe încântați de materialele primite. Li se pare că pozele sunt prea basic, prea clasice, iar ei își doreau ceva mai extravagant. Urmează evenimentul tău, iar părerile prietenilor voștri v-au debusolat. 

Ce trebuie să faceți? Nu vă grăbiți să alegeți un furnizor și să semnați cu acesta doar pentru că ați auzit că sunt super. Alegeți să studiați materialele pe care le au disponibile și identificați stilul în care v-ați dori să fie furnizorul. 

Cu siguranță dacă voi nu sunteți fani muzică latino nu veți opta pentru o trupă care are un repertoriu de 70% de piese latino, chiar dacă la nunta altor persoane invitații au fost foarte mulțumiți, iar exemplele pot continua.

 

Stabiliți un buget

După ce v-ați făcut o idee pentru fiecare categorie de furnizori, trebuie să vă gândiți și la un buget pentru fiecare furnizor în parte. Dacă pentru anumite categorii de servicii stabilirea unui buget este simplă deoarece prețurile pot avea variații mici de preț, veți vedea că pentru anumite servicii, cum ar fi trupa/formația/DJ-ul, prețurile vor fi foarte diferite. Dacă pentru un DJ tarifele încep de la 1000 de euro, pentru o formație sau pentru o trupă, veți vedea că tarifele încep de la 2000-3000 de euro și pot ajunge și la 10.000 de euro, în funcție de câți membri are trupa/formația, pentru ce perioadă de timp vor fi prezenți la eveniment, ce doleanțe au membrii și alte detalii pe care le veți afla la întâlnirea cu furnizorii sau în momentul în care îi contactați.

Când stabiliți bugetul, trebuie să aveți în vedere că ieftin nu înseamnă și bun. Cea mai bună alegere este să stabiliți bugete realiste. Un furnizor de decor floral, de exemplu, nu poate să vă ofere un decor cu referințe de Pinterest cu un buget de 300 de euro, așa cum nici un candybar nu poate fi generos cu un buget de 200 de euro.

Cel mai bine ar fi ca înainte de a stabili un buget pentru fiecare furnizor în parte, să stabiliți un buget pentru întregul eveniment. Astfel va fi mai ușor să direcționați banii către fiecare categorie, fără a ajunge la un buget total pe care nu vi-l permiteți.

 

Contactați mai mulți furnizori

Odată urmați pașii de mai sus, puteți să începeți să contactați furnizorii pe care i-ați selectat. Este important ca această sarcină să nu pice doar pe unul dintre voi. Pentru a fi mai ușor acest pas, puteți fie să contactați în mod egal câte o parte din fiecare categorie de furnizori, fie să împărțiți listele pe baza cunoștințelor sau dorințelor (de exemplu, mirele contactează lista de trupa/formație/DJ, openbar, tortul mirelui, instructor de dans, iar mireasa se ocupă de contactarea furnizorilor pentru candybar, platformă 360/ oglindă magică, decor floral etc.).

În momentul în care contactați furnizorii, este indicat ca acest lucru să se facă telefonic. Principalele aspecte pe care trebuie să le aveți în vedere în momentul în care inițiați o discuție cu furnizorii sunt: 

  • locațiile în care aceștia se află și care este limita în care se pot deplasa (pentru cei care se află la o distanță mare și care sunt dispuși să se deplaseze, trebuie să luați în calcul că este foarte probabil ca aceștia să solicite cazare);
  • dacă au disponibilă data pe care voi ați stabilit-o;
  • care sunt pachetele de care dispun și dacă se pot personaliza în funcție de dorințele voastre; 
  • care sunt prețurile pentru serviciile pe care le oferă și ce interval de timp acordă pentru acea ofertă;
  • care este avansul pe care îl percep.

Puteți să adăugați și alte întrebări, deoarece fiecare categorie în parte poate avea întrebări destul de specifice.

 

Întâlniți-vă cu furnizorii

Din lista mare de furnizori, după ce ați avut o discuție generală, cu siguranță aveți deja de 1-2 furnizori care v-au stârnit interesul. Dacă aveți dubii și neclarități, puteți să reluați vizionarea portofoliilor pentru a fi siguri că este ceea ce vă doriți. Anunțați furnizorii pe care i-ați ales că vă doriți să vă întâlniți pentru a discuta mai detaliat ceea ce vă doriți și stabiliți de comun acord un loc și o dată la care sa vă întâlniți. 

Dacă observați că furnizorul nu dorește ca această întâlnire să se întâmple și vă presează îndreptându-vă spre o semnare de contract, refuzați politicos. Trebuie să vă vedeți cel puțin o dată cu cei care vor presta servicii pentru evenimentul vostru, pentru a vedea dacă aceștia sunt pe vibe-ul vostru și dacă totul este în regulă.

Dacă furnizorul vă anunță că nu poate să fie prezent la întâlnire la data și locația pe care o doriți, iar acest interval se află în sezonul evenimentelor (mai-septembrie/octombrie), încercați să reprogramați pentru o zi din timpul săptămânii sau pentru perioadele mai puțin aglomerate.

La întâlnirea cu aceștia, este necesar ca voi să aveți deja o idee destul de bine conturată pentru ceea ce voi vă doriți. De exemplu, pentru parte de decor floral, este bine să știți ce elemente de decor vă doriți, în ce stil să fie lucrate aranjamentele și ce tematică vă doriți; pentru partea de trupă/ formație puteți să mergeți cu o listă de piese pe care vă doriți să le auziți în seara evenimentului; astfel, furnizorii își vor face o idee în legătură cu repertoriul pe care să îl pregătească.


Semnați un contract

După ce furnizorii au răspuns la toate întrebările pe care le aveați și după ce voi ați oferit informațiile necesare furnizorilor, dacă sunteți convinși că acel furnizor este cel care se potrivește cel mai bine pentru lista voastră de dorințe, puteți să semnați un contract.

Atenție! Dacă furnizorii evită semnarea unui contract sau nu doresc să existe documente de orice fel , trebuie să vă puneți niște semne de întrebare. Dacă după eveniment veți avea nemulțumiri, fără un contract semnat, nu veți putea dovedi că persoanele în cauză nu și-au respectat atribuțiile, chiar dacă voi ați respectat doleanțele acestora.

Nu puține sunt cazurile în care mirii nu au mai putut contacta furnizorii cu o săptămână înainte de eveniment, rămânând astfel fără echipă foto-video, trupă sau alte servicii.

La semnarea contractului, este important să citiți cu atenție obligațiile pe care le au furnizorii, pe care le aveți voi, dar și clauzele.


Odată aleși furnizorii, 50% din sarcinile pentru pregătirea evenimentului, puteți considera că sunt rezolvate. Nu este cea mai ușoară etapă, însă este cea mai importantă și trebuie să o abordați cu seriozitate; astfel, evenimentul vostru va fi unul de neuitat.